Política de Privacidad
y
Tratamiento de Datos Personales

TUTOK S.A.S.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

TUTOK S.A.S., identificada con NIT 901285446-2, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, en adelante “Tutok”, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de su sitio web, plataformas digitales, formularios, redes sociales, servicios educativos, eventos, comunicaciones electrónicas y demás canales físicos o digitales.

Para efectos de contacto relacionados con protección de datos personales:

  • Correo electrónico: administracion@tutok.com.co
  • Ciudad: Bogotá D.C., Colombia
  • Teléfono: +57 3184384909
  • Responsable de atención de solicitudes: Área Administrativa / Protección de Datos
2. OBJETO DE LA POLÍTICA

La presente política tiene por objeto informar a los titulares de los datos personales sobre la forma en que Tutok recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y protege la información personal obtenida en desarrollo de sus actividades comerciales, educativas, administrativas y digitales.

Esta Política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia.

3. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política se entenderá por:

  • a. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural o jurídica  determinada o determinable.
  • b. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
  • c. Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
  • d. Responsable del tratamiento: Persona jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • e. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
  • f. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

Tutok aplicará los principios establecidos en la normatividad colombiana:

  • Legalidad
  • Finalidad
  • Libertad
  • Veracidad o calidad
  • Transparencia
  • Acceso y circulación restringida
  • Seguridad
  • Confidencialidad
5. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER RECOLECTADOS

Tutok podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos:

Datos de identificación:

  • Nombre y apellidos
  • Tipo y número de documento
  • Fecha de nacimiento

Datos de contacto:

  • Correo electrónico
  • Número telefónico
  • Ciudad de residencia
  • Dirección

Datos académicos y educativos:

  • Formación
  • Nivel educativo
  • Información de participación en cursos o programas de inglés

Datos comerciales y financieros:

  • Información de pagos
  • Facturación
  • Historial de compras

Datos digitales y tecnológicos:

  • Dirección IP
  • Información de navegación
  • Cookies
  • Registro de acceso a plataformas

Datos audiovisuales:

  • Fotografías
  • Grabaciones de voz
  • Video
  • Testimonios
  • Participación en sesiones virtuales

Tutok no recolectará datos sensibles salvo cuando sea estrictamente necesario y exista autorización expresa del titular.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:

  • Gestionar procesos de inscripción y participación en programas educativos.
  • Administrar relaciones comerciales y contractuales.
  • Realizar procesos administrativos, contables y tributarios.
  • Brindar soporte y atención al cliente.
  • Enviar información sobre cursos, eventos, actividades, promociones y novedades.
  • Realizar seguimiento académico y pedagógico.
  • Gestionar certificados y constancias.
  • Mejorar la experiencia del usuario y optimizar los servicios ofrecidos.
  • Desarrollar actividades de mercadeo, analítica y segmentación.
  • Realizar encuestas de satisfacción y estudios estadísticos.
  • Gestionar comunicaciones vía correo electrónico, WhatsApp, SMS o plataformas digitales.
  • Garantizar la seguridad de las plataformas tecnológicas.
  • Cumplir obligaciones legales y regulatorias.
 
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El tratamiento de datos personales por parte de Tutok requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley. La autorización podrá obtenerse mediante:

  • Formularios físicos o digitales
  • Casillas de aceptación en el sitio web
  • Correos electrónicos
  • Contratos
  • Grabaciones
  • Cualquier otro mecanismo válido
8. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
  • Presentar consultas y reclamos.
  • Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.
  • Acceder gratuitamente a sus datos personales.
9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Las consultas, solicitudes o reclamos relacionados con protección de datos personales podrán presentarse a través del correo: administracion@tutok.com.co

Consultas:

Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción.

Reclamos:

Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles conforme a la normatividad vigente.

 

10. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la eliminación de sus datos personales cuando:

  • Considere que no se respetan sus derechos.
  • No exista obligación legal o contractual que impida su eliminación.

Tutok podrá conservar determinada información cuando sea requerida para:

  • Cumplimiento de obligaciones legales
  • Obligaciones tributarias
  • Soporte contractual
  • Prevención de fraude
  • Seguridad informática
11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Tutok podrá compartir datos personales con terceros encargados del tratamiento, aliados estratégicos o proveedores tecnológicos necesarios para el desarrollo de sus actividades.

Entre ellos pueden encontrarse:

  • Plataformas de videoconferencia
  • Servicios de hosting
  • Plataformas educativas
  • Herramientas de automatización
  • CRM
  • Servicios de email marketing
  • Pasarelas de pago
  • Servicios en la nube

Cuando exista transferencia internacional de datos, Tutok adoptará las medidas razonables para garantizar la protección de la información conforme a la legislación aplicable.

12. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE RASTREO

El sitio web de Tutok podrá utilizar cookies, píxeles y tecnologías similares para:

  • Analizar tráfico y navegación
  • Mejorar la experiencia del usuario
  • Recordar preferencias
  • Medir campañas publicitarias
  • Personalizar contenidos

El usuario podrá configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies; sin embargo, algunas funcionalidades del sitio podrían verse afectadas.

13. DATOS DE MENORES DE EDAD

Tutok podrá tratar datos de menores de edad únicamente cuando:

  • Exista autorización previa del representante legal.
  • El tratamiento responda y respete el interés superior del menor.
  • Se garantice el respeto de sus derechos fundamentales.
14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Tutok adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a:

  • Acceso no autorizado
  • Pérdida
  • Alteración
  • Uso indebido
  • Divulgación
  • Destrucción

Entre las medidas implementadas podrán encontrarse controles de acceso, autenticación, almacenamiento seguro y restricciones de acceso a la información.

15. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir:

  • Las finalidades del tratamiento
  • Obligaciones legales
  • Obligaciones contractuales
  • Requerimientos regulatorios

Posteriormente podrán ser eliminados o anonimizados de forma segura.

16. USO DE IMAGEN, VOZ Y TESTIMONIOS

Con autorización previa del titular, Tutok podrá utilizar fotografías, grabaciones, testimonios o material audiovisual con fines:

  • Educativos
  • Institucionales
  • Publicitarios
  • Comerciales
  • Promocionales

El titular podrá solicitar en cualquier momento la revocatoria de dicha autorización.

17. ENLACES A SITIOS DE TERCEROS

El sitio web de Tutok puede contener enlaces a sitios web de terceros. Tutok no se hace responsable por las políticas de privacidad, contenidos o prácticas de dichos sitios externos.

18. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Tutok podrá modificar la presente Política en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas oportunamente en el sitio web oficial o a través de los canales habituales de comunicación.

19. VIGENCIA

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 01 de enero de 2025.

Última actualización: 19 de mayo de 2026.

20. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Al suministrar sus datos personales mediante formularios físicos o digitales, el titular autoriza de manera previa, expresa e informada a Tutok S.A.S. para realizar el tratamiento de sus datos conforme a las finalidades descritas en esta Política.